Информация об обработке ваших личных данных в процессе отбора персонала

Мы – Citadele – заботясь о приватности и защите личных данных лиц, желающих вступить с нами в трудовые или любые другие правовые отношения, предоставляем вам информацию об обработке ваших личных данных в процессе отбора персонала.

Предоставляем вам информацию об обработке ваших личных данных на  предприятиях Citadele: т.е. любой информации, прямо или косвенно касающейся ваших прав на приватность и ее защиту, а также ваших прав на доступность информации.

Термины

Вы – кандидат на должность или практикант, чьи личные данные мы обрабатываем.
Citadele или мы – АО “Citadele banka”, в т.ч. филиал в Эстонии и Литве, IPAS ”CBL Asset Management”, ОАО “CBL Life”, АО “CBL Atklātais pensiju fonds”, общество с ограниченной ответственностью “Citadele līzings un faktorings”, OU “Citadele Leasing and Factoring”, UAB “Citadele faktoringas ir lizingas”, общество с ограниченной ответственностью “Citadeles moduļi”, общество с ограниченной ответственностью “Hortus Land”, общество с ограниченной ответственностью  “Hortus Residential”, общество с ограниченной ответственностью  “Hortus RE”.
Обработка – любые действия, которые мы выполняем с вашими личными данными, например, сбор, регистрация, хранение, просмотр, использование, разглашение ваших личных данных при их отправке, распространении или иным образом осуществляемом  доступе, согласовании, удалении или уничтожении и т.п.
Документ – информация об обработке ваших личных данных в процессе отбора персонала.
Личные данные – любая информация, которая относится или может относиться к вам, например, ваше имя, фамилия, персональный код, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, содержащаяся в CV информация, ваши интересы.
Согласие – любое подтверждение, данное вами добровольно и осознанно, которым вы даете согласие на обработку ваших личных данных с какой-либо целью/-ями.
Регламент – регламент Парламента и Совета Европы (ES) 2016/679 (27.04.2016) о защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных.
Надзирающее учреждение – независимое учреждение, которое осуществляет надзор за применением Регламент в соответствующей стране (в Латвии – Государственная инспекция данных, в Эстонии – Инспекция защиты данных Эстонии, в Литве – Государственная инспекция защиты данных).

Как обрабатывают ваши личные данные?

Ваши личные данные обрабатывает одно или несколько из упомянутых ниже предприятий Citadele, с которыми вы в настоящее время намерены вступить в трудовые или деловые отношения, направив этому предприятию соответствующее заявление:

•    АО “Citadele banka”, регистрационный № 40103303559, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67010000, э-почта info@citadele.lv, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.lv.:
-    Эстонский филиал АО “Citadele banka”, регистрационный № 11971924, юридический адрес: Narva mnt. 63/1, 10152, Таллин, Харьюмаа, Эстония, телефон +372 7700000, э-почта info@citadele.ee, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.ee.
-    Литовский филиал АО “Citadele banka”, регистрационный № 112021619, юридический адрес: улица К. Калинауско 13, Вильнюс, Литва, LT-03107, телефон +370 852219091, э-почта info@citadele.lt, э-почта специалиста по защите данных dap@citadele.lt.
IPAS “CBL Asset Management”, регистрационный № 40003577500, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67010810, э-почта asset@cbl.lv., э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.lv.
• ОАО “CBL Life”, регистрационный № 40003786859, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67010129, э-почта life@cbl.lv, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.lv.
• АО “CBL Atklātais pensiju fonds”, регистрационный № 40003397312, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67010147, э-почта pfonds@cbl.lv, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.lv.
• Общество с ограниченной ответственностью “Citadele līzings un faktorings”, регистрационный № 50003760921, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67778777, э-почта lizings@citadele.lv, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.lv.
• OU “Citadele Leasing and Factoring”, регистрационный № 10925733, юридический адрес: Narva mnt. 63/1, 10152, Таллин, Харьюмаа, Эстония, телефон +372 7700000, э-почта info@citadele.ee, э-почта специалиста по защите данных gdpr@citadele.ee.
• UAB “Citadele faktoringas ir lizingas”, регистрационный № 126233315, юридический адрес: улица К. Калинауско 13, Вильнюс, Литва, 03107, телефон +370 852219091, э-почта lizingas@citadele.lt, э-почта специалиста по защите данных dap@citadele.lt.
• Общество с ограниченной ответственностью “Citadeles moduļi”, регистрационный № 400003397543, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67778878, э-почта citadeles.moduli@citadele.lv.
• Общество с ограниченной ответственностью “Hortus Land”, регистрационный № 40103460961, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67778000, э-почта hortus@citadele.lv.
• Общество с ограниченной ответственностью “Hortus Residential”, регистрационный № 40103460622, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67778000, э-почта hortus@citadele.lv.
• Общество с ограниченной ответственностью “Hortus RE”, регистрационный № 40103752416, юридический адрес Републикас лаукумс 2A, Рига, Латвия, LV-1010, телефон +371 67778000, э-почта hortus@citadele.lv.

Какие ваши личные данные мы обрабатываем?

В соответствии с указанными в правилах целями и в необходимом для этого объеме, мы обрабатываем следующие указанные ниже категории ваших личных данных:

Категории личных данных Типы личных данных, их описание
Ваши идентификационные данные Имя, фамилия, персональный код, дата рождения, ваша фотография.
Ваша личная контактная информация Адрес места жительства, номер телефона, адрес электронной почты.
Информация, связанная с оценкой вас, как кандидата на должность Curriculum Vitae (CV), письмо с заявлением и др. установленные в нормативных актах документы, необходимые для отдельных должностных категорий. Наши письменные заметки во время рабочего интервью, звукозаписи или видеозаписи во время рабочего интервью, дистанционные рабочие интервью в формате аудио- или видеоконференции. Отзывы от вашего предыдущего работодателя/-ей. Проверенная в публично доступных регистрах информация о вас  (годность удостоверяющего личность документа, сведения о занятости, в отдельных случаях – кредитная история, несудимость и др.). Информация о возможном конфликте интересов, который может возникнуть до начала трудовых отношений в Citadele, занятии должностей в государственном управлении (информация о вас и государственном должностном статусе ваших родственников, степени родства, должностях в статусе государственных должностных лиц в течение последних 2 (двух) лет, названии государственного или муниципального учреждения, структурного подразделения (название отдела, департамента), названии должности, дате вступления в должность и дате оставления должности, дате, до которой должность занята). Сообщение о результатах отбора персонала и др.
Информация, связанная с вашей профессиональной деятельностью и образованием​​​​​​​ Содержащаяся в CV информация: опыт работы (работодатели), профессия/-и, должность/-и, тип/-ы занятости, продолжительность трудового стажа; образование, языковые навыки, стаж автоводителя,  дополнительное образование (обучение, курсы, семинары, полученные сертификаты и т.п.) и другие навыки; участие в профессиональных и других ассоциациях.
Информация, связанная с обеспечением коммуникации и организации эффективной работы Citadele​​​​​​​ Содержащиеся в корреспонденции личные данные (в заявлениях, заявках, согласии на обработку данных и др.) и указанная в ходе коммуникации (по телефону, э-почте) сохраненная информация как в бумажной, так и в электронной форме.
Специфические личные данные ​​​​​​​ В правовых актах установлены типы специфических личных данных, относящихся к особой категории, которые мы обрабатываем, если их обработку в определенных целях нам разрешают правовые акты. Это личные данные о расе или этнической принадлежности, религиозных или другого рода убеждениях,  политических взглядах, данные о здоровье, участии в профсоюзах, данные о судимости.

 

Почему и на каком основании мы обрабатываем ваши личные данные?

Перед началом Обработки ваших личных данных мы всегда предварительно оцениваем цели, для которых будет необходимо обработать ваши личные данные. Обработка ваших личных данных законна, если мы выполняем ее на основании хотя бы одного из указанных ниже обоснований, т.е. мы выполняем обработку ваших личных данных:

  • для выполнения установленных в правовых актах обязанностей Citadele или
  • на основании данного вами согласия или
  • для осуществления законных (легитимных) интересов Citadele, ваших или третьего лица, оценив предварительно, соразмерны ли эти намерения обработать ваши личные данные с вашим правом на приватность или
  • для защиты жизненно важных интересов ваших или третьего лица или
  • чтобы выполнить задачу в интересах Общества или реализовать законно присвоенные Citadele официальные полномочия.
Цель обработки ваших личных данных Основание для обработки ваших личных данных Категория личных данных, которую /-ые мы обрабатываем
Осуществление отбора персонала (внутреннего и / или внешнего) и оценка соответствия вакантной должности Осуществление законных (легитимных) интересов Citadele, ваших или третьего лица. Выполняя отбор персонала, мы обеспечиваем выбор самого подходящего для Citadele кандидата на должность, в рамках которого проводим оценку вашего соответствия вакантной должности: оценка Curriculum Vitae, письма-заявки, рабочего интервью, отзывов от предыдущего работодателя; оценку ситуаций возможного конфликта интересов, превентивное устранение мошенничества или других преступных деяний против Citadele,  проверяя сведения о вас в публично доступных регистрах, а также в публично доступных заслуживающих доверия источниках информации  согласно внутренним правовым актам Citadele. Ваше согласие на получение отзывов от предыдущего / - их работодателя /-ей. Выполнение установленных для Citadele в правовых актах обязанностей  определенных должностных категорий,  чтобы обеспечить  репутацию Citadele, предотвращать вовлечение Citadele в незаконные действия, идентифицировать и устранять другие существенные риски  Citadele, а также охранять тайну личности, расчетного счета, вкладов и сделок клиента, выясняем ваше соответствие вакантной должности в Citadele. Ваши идентификационные данные; ваша частная контактная информация; информация, связанная с вашей оценкой как кандидата на должность; информация, связанная с вашей профессиональной деятельностью и образованием;    
Участие в другом конкурсе на вакантную должность Ваше согласие на повторное использование вашего   Curriculum Vitae в другом конкурсе. Ваши идентификационные данные; ваша частная контактная информация; информация, связанная с вашей оценкой как кандидата на должность; информация, связанная с вашей профессиональной деятельностью и образованием;
Обработка запросов и жалоб, полученных в связи с отбором персонала​​​​​​​ Выполнение установленных для Citadele в правовых актах обязанностей Ваши идентификационные данные; ваша частная контактная информация;  информация, связанная с обеспечением коммуникации и организации эффективной работы Citadele; 
Выдвижение претензий, связанных с процессом отбора персонала​​​​​​​ Осуществление законных (легитимных) интересов Citadele, ваших или третьего лица. Citadele защищает свои права в случае, если с вами возникает спор в процессе отбора персонала. Ваши идентификационные данные; ваша частная контактная информация; информация, связанная с вашей оценкой как кандидата на должность; информация, связанная с вашей профессиональной деятельностью и образованием; информация, связанная с обеспечением коммуникации и организации эффективной работы Citadele; специфические личные данные
Обработка запросов государственных / муниципальных / следственных и других правоохранительных учреждений и других указанных в правовых актах государственных учреждений и должностных лиц​​​​​​​ Выполнение обязанностей, установленных для Citadele в правовых актах Ваши идентификационные данные; ваша частная контактная информация;  информация, связанная с обеспечением коммуникации и организации эффективной работы Citadele;
Архивирование​​​​​​​ Выполнение обязанностей, установленных для Citadele в правовых актах Все указанные в документе категории личных данных

 

Как мы получаем ваши личные данные?

Мы получаем ваши личные данные:

  • когда вы нам их предоставляете:
    • откликаясь на объявление свободной вакансии на должность (напр., информация из CV, письмо-заявка и другие документы,  представленные по запросу Citadele);
    • контактируя со специалистами Citadele или привлеченных деловых партнеров во время отбора персонала, в т.ч. во время рабочего интервью по телефону, лично, явившись к нам, с помощью э-почты, почты.
  • когда ваши личные данные становятся доступны на порталах объявлений о предложениях работы;
  • когда нам их предоставляют третьи лица:
    • рекомендуя вас как кандидата на должность по объявленной вакансии;
    • наши деловые партнеры, которые от нашего имени выполняют обработку ваших личных данных;
    • держатели установленных в правовых актах публичных баз данных и другие регистры, предоставляющие сведения на основании запросов Citadele;
    • государственные / муниципальные органы и правоохранительные учреждения и их должностные лица.

Кому мы передаем ваши личные данные?

Мы передаем ваши личные данные:

  • предприятиям Citadele, напр., на основании заключенных договоров в рамках взаимного сотрудничества;
  • нашим деловым партнерам (операторам, администраторам, контролерам), которые вовлечены в обработку ваших личных данных и которых мы перед началом сотрудничества тщательно оценили. Например, деловым партнерам, которые оказывают нам помощь при отборе персонала;
  • держателям баз данных, созданных в установленном в правовых актах порядке  (напр., Информационного центра Министерства внутренних дел);
  • в установленных законом случаях государственным / муниципальным учреждениям, правоохранительным учреждениям (следственным учреждениям, прокуратуре, субъектам оперативной работы), судам, надзирающим учреждениям (Государственной инспекции данных и др. учреждениям) на основании письменно подаваемых запросов или по установленным в правовых актах обязательных для Общества обязанностям, а также другим указанным в правовых актах лицам;
  • аудиторским компаниям, поставщикам юридических услуг

В рамках обработки ваших личных данных доступ к вашим личным данным  имеют только доверенные сотрудники наших предприятий и наших деловых партнеров,  которым это необходимо для выполнения трудовых обязанностей, и которые обрабатывают ваши личные данные только следуя установленным в настоящем документе целям и основаниям для обработки личных данных, соблюдая технические и организационные требования, установленные в правовых актах по защите личных данных, а также во внутренних правовых актах Citadele.

Осуществляем ли мы автоматизированное принятие решений, в т.ч. профилирование?

Выполняя обработку ваших личных данных в указанных в настоящем документе целях, мы не принимаем автоматизированные индивидуальные решения, в том числе не выполняем профилирование. Начиная такого рода обработку ваших личных данных, мы вас об этом проинформируем.

Передаем ли мы ваши личные данные за пределы ЕС / ЕЭЗ?

Мы обеспечиваем хранение ваших личных данных на территории Евросоюза и Европейской Экономической зоны.

Учитывая глобальный характер бизнеса и технологических решений, для того,  чтобы обеспечить обработку ваших личных данных в указанных целях, ваши личные данные могут быть переданы для обработки получателям личных данных, которые находятся за пределами территории Евросоюза и Европейской Экономической зоны, например, если оказание их услуг обеспечивает деловой партнер (оператор, администратор, контроллер). Любая такая международная передача личных данных осуществляется с соблюдением требований Регламента, и в таких случаях мы обеспечиваем уровень установленных в правовых актах процедур защиты и обработки личных данных, аналогичный установленному в Регламенте.

Как долго мы храним ваши личные данные?

Срок хранения ваших личных данных, без их удаления, зависит от того, для каких целей мы их обрабатываем и по каким критериям оцениваем сроки хранения.

Определяя сроки хранения ваших личных данных, мы оцениваем необходимость их хранения,

  • в рамках установленных в правовых актах для Citadele сроков хранения различных документов,
  • для осуществления законных (легитимных) интересов Citadele, ваших или третьих лиц. Например, после завершения процесса отбора персонала, поданные вами, как отклоненным кандидатом на должность, документы, хранятся 6 месяцев, учитывая возможное выдвижение претензий к Citadele в установленном в правовых актах порядке;
  • если обработка ваших личных данных выполняется на основании полученного согласия, Citadele будет хранить этот документ и связанную с ним информацию 5 лет с момента отзыва согласия, чтобы обеспечить  доказательство законности выполнения обработки личных данных в предыдущий период.

Оценивая сроки хранения личных данных, мы учитываем требования правовых актов и разработанные отраслевыми ассоциациями инструкции, если таковые применяются в соответствующей стране, для определения сроков хранения документов. Если в ходе оценки мы будем констатировать какое-либо основание для определения сроков хранения ваших личных данных, например, если будет существовать различие между установленным в каком-либо правовом акте сроком хранения и сроком, установленным для защиты наших интересов, это будет достаточным основанием, чтобы хранить ваши личные данные наиболее длительный срок.

Если наступит хотя бы один из указанных критериев, мы обеспечим удаление или анонимизацию ваших личных данных.

Какие будут последствия, если вы не предоставите нам свои личные данные?

Мы просим вас предоставлять личные данные только потому, что это необходимо нам для каких-либо из указанных в настоящем документе целей. Если вы не представите нам свои личные данные, это может ограничить или исключить для Citadele сотрудничество с вами, например, Citadele не сможет полноценно оценить ваше соответствие вакантной должности, что может помешать вам вступить в трудовые отношения с Citadele.
Мы обрабатываем ваши личные данные только согласно соответствующим целям и в необходимом для этого объеме, согласно требованиям правовых актов. Мы не требуем от вас предоставлять больше личных данных, чем нам необходимо. Поэтому мы гарантируем неразглашение и безопасность ваших личных данных.

Каковы ваши права в отношении обработки ваших личных данных?

В рамках выполнения требований правовых актов, регулирующих  приватность и защиту личных данных, мы обеспечиваем вам право, предоставив нам письменный запрос:

  • получить доступ к вашим личным данным;
  • исправить ваши личные данные, если вы обоснованно считаете, что ваши личные данные неточные или неполные
  • удалить ваши личные данные (“право быть забытым”), если:
    • вы считаете, что ваши личные данные больше не являются необходимыми или не используются для изначальных целей обработки этих личных данных;
    • вы обоснованно считаете, что ваши личные данные обрабатываются незаконно, например, в соответствующем случае не получено ваше согласие на обработку личных данных;
    • удаление ваших личных данных предписывают нам установленные в правовых актах сроки хранения данных.
  • ограничить обработку ваших личных данных, в том числе – также удаление личных данных, если:
    • вы оспариваете точность ваших личных данных; ограничение распространяется только на время, в которое мы сможем проверить точность ваших личных данных;
    • вы считаете, что обработка ваших личных данных незаконна, и вы возражаете против удаления личных данных, вместо этого  требуя ограничения использования личных данных; ограничение распространяется только на обоснованно указанный вами срок;
    • для нас больше не являются необходимыми личные данные, но они необходимы вам, чтобы осуществить или защитить законные права и интересы, предъявить претензии и т.п.; ограничение распространяется только на обоснованно указанный вами срок;
    • вы возражаете против обработки ваших личных данных, которую мы выполняем, на основании наших законных интересов; ограничение распространяется только на время, пока мы выполняем повторную оценку этих законных интересов.
  • перенести ваши личные данные, если для такого переноса личных данных нет никаких препятствий.
  • возражать против обработки ваших личных данных, которая обоснована законными (легитимными) интересами Citadele.
  • отказаться от принятия автоматизированных индивидуальных решений, в том числе профилирования: выполняя обработку ваших личных данных, мы в предусмотренных в настоящих правилах целях не принимаем автоматизированных индивидуальных решений. Начиная такого рода обработку ваших личных данных, мы вас об этом проинформируем.
  • в любое время отозвать данное согласие на обработку ваших личных данных в соответствующих целях, для которых оно предоставлено.

Однако вы должны учесть, что такой отзыв согласия не повлияет на законность обработки ваших личных данных до отзыва согласия

Как действовать в случае, если вы считаете, что затронута ваша приватность?

Citadele заверяет, что обеспечивает обработку ваших личных данных согласно требованиям, установленным Регламентом, другими правовыми актами Евросоюза и национальными правовыми актами, и настоящим документом. Однако, если вы считаете, что мы, обрабатывая ваши личные данные, затронули ваше право на приватность, вы имеете право для защиты своих интересов подать на рассмотрение жалобу в соответствующе предприятие Citadele, Наблюдающее учреждение или обратиться с иском в суд.

Как с нами связаться?

В случае вопросов, связанных с обработкой ваших личных данных, вы можете связаться с нами, написав на адрес э-почты соответствующего предприятия  Citadele, в т.ч. связавшись со специалистом по защите личных данных, и вам будет предоставлена вся необходимая информация, связанная с обработкой ваших личных данных, в т.ч. ответы на неясные вопросы. Вся информация будет передана ответственному сотруднику, который даст ответ на ваш запрос.